CĐN - 11B3 - Nhóm 2 - Quản lý bán hàng điện thoại

Cần mô tả bài toán ngay vào bài viết để dễ trao đổi nhé em

1. MÔ TẢ BÀI TOÁN

       Bài toán  xây dựng nhằm mục đích ứng dụng quản lý bán hàng điện thoại  cho 1 siêu thị điện thoại nào đó.

1. Quản lý các mặt hàng:

- Mỗi điện thoại gồm có các thông tin:Mã điện thoại, Tên điện thoại, Hãng sản xuất Số lượng, Giá mua, Giá bán.

- Mỗi loại linh kiện sẽ gồm có các thông tin như: Mã, Tên, Hãng sản xuất, Số lượng, Giá mua và Giá bán.

- Phần mềm cho phép nhân viên cửa hàng chỉnh sửa, thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin hàng hóa.

2. Quản lý kho :

a. Quản lý đặt hàng với nhà cung cấp:

- Hằng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra các mặt hàng điện thoại và linh kiện trong kho sau đó đề xuất lên chủ cửa hàng để được xử lý việc nhập điện thoại, linh kiện mới, nhập các loại điện thoại, linh kiện đã hết hoặc do khách hàng đặt.Trong quá trình đặt hàng với nhà cung cấp chủ cửa hàng sẽ xem xét các đề xuất về những mẫu điện thoại, linh kiện được yêu cầu, chủng loại, số lượng và phương thức.

- Thông tin nhà cung cấp:Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại.

- Thông tin phiếu đặt hàng:Mã phiếu đặt hàng, Ngày đặt hàng, Mã nhân viên, Tên nhà cung cấp, Tên điện thoại,Tên linh kiện Số lượng đặt, Số lượng nhập, Tình trạng(Phiếu nhập hàng này đã được giao hay chưa giao).

- Nhân viên kho có thể thêm mới, xóa, cập nhật thông tin nhà cung cấp và thông tin đặt hàng. Khi cập nhật hay xóa thông tin về nhà cung cấp, thông tin đặt hàng nhân viên kho có thể sử dụng chức năng tra cứu thông tin nhà cung cấp, phiếu đặt hàng.

b. Quá trình nhập vào kho:

- Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau:

        + Mua từ bên ngoài( nhà cung cấp).

- Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cửa hàng có kèm theo hóa đơn hay bảng kê chi tiết của từng loại.

- Nhân viên kho sẽ kiểm tra lô điện thoại, linh kiện của từng nhà cung cấp:

        + Trong trường hợp giao hàng không đúng yêu cầu đặt hàng hay hàng kém chất lượng thì nhân viên kho sẽ trả lại và yêu cầu nhà cung cấp giao lại những mặt hàng bị trả lại.

        + Trong trường hợp đúng yêu cầu đặt hàng thì nhân viên kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng ( hóa đơn, bảng kê chi tiết ), sau đó những loại điện thoại, linh kiện này sẽ được định giá( dựa trên cơ sở giá mua), được cung cấp một mã số và cập nhật vào danh sách điện thoại.

- Trong quá trình nhập hàng, chứng từ giao hàng sẽ được nhập vào hệ thống để làm phiếu nhập, trong trường hợp hàng hóa đã hết nhập thêm vào sẽ được đưa vào danh sách đã có mã số trước, còn những điện thoại, linh kiện mới sẽ đăng ký trong danh mục điện thoại và linh kiện.Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng nhân viên kho sẽ in phiếu nhập để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

3. Quản lý bán hàng :

- Khi khách hàng đến mua điện thoại, linh kiện, nhân viên bán hàng sẽ tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, sau đó giới thiệu các mẫu điện thoại, linh kiện phù hợp và kèm theo giá. Nếu khách hàng đồng ý mua, nhân viên bán hàng sẽ lưu lại thông tin khách hành.

- Thông tin khách hàng gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Loại khách hàng ( khách hàng quen thuộc, khách hàng không quen thuộc ), Địa chỉ, Số điện thoại được lưu vào sổ khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể thêm mới, xóa, cập nhật và tìm kiếm khách hàng

- Nhân viên bán hàng lập phiếu bán hàng ( phiếu xuất kho ).

- Thông tin phiếu xuất kho gồm: Mã phiếu xuất kho, Ngày xuất kho, Mã nhân viên, Mã khách hàng, Tên điện thoại, Tên linh kiện Số lượng, Giá bán, Thành tiền ( từng loại điện thoại, linh kiện ) và tổng tiền của phiếu xuất kho đó. Nhân viên bán hàng có thể thêm mới, xóa, cập nhật, tìm kiếm phiếu đặt hàng.

4. Quản lý nhân viên:

- Đối với chủ cửa hàng ( admin ) có quyền tối cao trong hệ thống, người thuộc nhóm này được toàn quyền quyết định: Truy xuất những chức năng của hệ thống và cấp quyền hay thay đổi quyền của những người sử dụng khác nhau: nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên kho.

- Mỗi nhân viên khi đăng nhập hệ thống như: Nhân viên bán hàng, Kế toán, Thu ngân, Bảo hành, Nhân viên kho và Quản lý sẽ có những quyền khác nhau.

còn các vấn đề buổi trước tôi đã hỏi thì sao? Sao không đưa vào bản mô tả này?

B. PHÂN TÍCH.

1. Đối tượng khách hàng:

Là tất cả mọi khách hàng, những khách hàng có nhu cầu sử dụng điện thoại và linh kiện hoặc với những nhu cầu khác.

2. Công việc của các nhân viên.

2.1 Nhân viên bán hàng:

-  Giới thiệu, tư vấn và đưa ra các lời khuyên và các mặt hàng kèm theo giá để làm sao phù hợp với nhu cầu và tài chính của khách hàng.

 2.2 Nhân viên thu ngân.

-  Thanh toán, kiểm kê, xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng.

2.3 Nhân viên kho.

-  kiểm tra các mặt hàng trong kho( kiểm tra hàng tồn, hàng bán chạy đã hết, số lượng tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất) gửi báo cáo kết quả cho quản lý.

2.4. Nhân viên kế toán.

-  Tính tổng tiền và Tính tổng doanh thu của hàng tháng và hàng năm vào ngày cuối tháng, nộp báo cáo cho quản lý.

2.5. Nhân viên bảo hành.

-  Kiểm tra phần mềm, nếu lỗi phần cứng do nhà sản xuất thì chuyển về bên nhà sản xuất. Hẹn khách hàng ngày trả.

2.6.Nhân viên quản lý.

-  Căn cứ vào thống kê của nhân viên kho, báo cáo thu chi của kế  toán hàng tháng sau đó quyết định đầu tư, phát triển công ty.

1. Khi hàng được nhập về thì chúng có được ghi nhận vào hệ thống này hay không? Ai làm việc đó và làm như thế nào?
2. Mỗi người dùng mà nhóm em liệt kê ở trên thì họ thực hiện từng công việc của mình như thế nào? (Cung cấp thông tin gì cho hệ thống, yêu cầu thông tin gì từ hệ thống?....)

• Khi hàng nhập về thì chúng sẽ được ghi nhận vào hệ thống và nhân viên kho sẽ đảm nhiệm việc đó. Khi hàng nhập về thì nhân viện kho nhập hàng hóa đó vào hệ thống bằng cách đăng nhập vào hệ thống và dung quyền của mình để nhập hàng vào kho với các đầy đủ các thông tin như: Ngày giờ nhận hàng, số lượng, mẫu mã, chủng loại,nhà cung cấp và tổng giá.
• Công việc cụ thể đối với từng nhân viên trong hệ thống la:

1. Nhân viên bán hàng:

-          Nắm vững các thông tin và tính năng của các sản phầm để tư vấn, trả lời khách hàng khi cần thiết nhằm phục vụ khách hàng 1 cách tốt nhất. Đề xuất đưa ra câu hỏi trong hệ thống về những nhu cầu của khách hàng khi có thắc mắc của khách hàng và có thể tiếp thu những ý kiến đóng góp của khách hàng để đưa vào hệ thống, báo cáo với quản lý. Hệ thống cần cung cấp thông tin các sản phẩm cho nhân viên bán hàng.

2. Nhân viên thu ngân:

-          Tiếp nhận khách hàng mua sản phầm sau đó sẽ nhập thông tin sản phẩm mà khách hàng mua, để đưa vào hệ thống bao gồm các thông tin của sản phầm như: tên sản phẩm ( nhập mã sp, khi nhân viên nhập mã sp hệ thống sẽ tự động cập nhật đầy đủ về tên, giá cả từng loại  sp, ), số lượng .  Sau khi nhập thông tin vào hệ thống thì cần phải in hóa đơn cho khách hàng và mỗi ngày phải gửi thông tin hóa đơn cho nhân viên kế toán và phải báo cáo với quản lý(mục đích là để qly kiểm tra sự trùng khớp giữa thông tin báo cáo của thu ngân và kế toán). Và hệ thống cần phải cung cấp đủ thông tin cho nhân viên thu ngân bào gồm các thông tin như: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, chủng loại, số lượng, đơn giá và phải tính tổng tiền cho từng hóa đơn để nhân viên in hóa đơn.

3. Nhân viên kho:

-          Tiếp nhận hàng hóa mỗi khi có hàng hóa về, nhập thông tin của hàng hóa vào hệ thống bao gồm các thông tin như: (Ngày giờ nhận hàng cũng có thể ngày giờ sẽ đc tự động cập nhật từ hệ thống), Tên sản phẩm, chủng loại, số lượng, đơn giá và nhà cung cấp. Sau khi nhập thông tin hàng hóa vào hệ thống thì nhân viên kho cần phải in hóa đơn nhập kho.

-          Xuất hàng hóa ra mỗi khi có yêu cầu, cần phải nhập thông tin hàng hóa xuất vào hệ thống bao gồm: Tên sản phẩm, số lượng, và sau đó in hóa đơn xuất kho.

-          Kiểm kê số lượng hàng hóa, bao gồm hàng tồn trong kho, hàng đã bán hết, đưa ra đề xuất với quản lý mỗi khi hết hàng để cần nhập them và thông báo số lượng hàng tồn trong kho. Gửi thông tin hóa đơn nhập, xuất cho nhân viên kế toán và phải báo cáo với quản lý.

-          Hệ thống cần phải cung cấp các thông tin cho nhân viên kho, bao gồm các thông tin: Ngày giờ nhận hàng và xuất hàng , cung cấp mã hàng hóa, số lượng, đơn giá mỗi khi xuất hàng ra khỏi kho, sau đó tính tổng tiền cho từng hóa đơn nhập kho và xuất kho để nhân viên kho in hóa đơn.

4. Nhân viên kế toán:

-          Kiểm kê hóa đơn thanh toán của từng sản phẩm trong ngày từ nhân viên thu ngân và  hóa đơn xuất, nhập kho từ nhân viên kho. Căn cứ vào thông tin của các hóa đơn để tính tổng số lượng hàng hóa đã bán và tính tổng số tiền thu và chi của từng hóa đơn mỗi ngày. Đến cuối tháng phải tính tổng số hàng hóa đã bán và tính tổng số tiền thu chi cho từng tháng và thống kê so sánh doanh thu giữa các tháng với nhau và báo cáo cho quản lý. Hệ thống cần phải cung cấp ngày giờ và thông tin của từng hóa đơn cho nhân viên kế toán.

5. Nhân viên bảo hành:

-          Tiếp nhận, kiểm tra xem sản phẩm có phải mua ở hệ thống cửa hàng của mình không? Căn cứ vào hóa đơn thanh toán khi mua sản phẩm của khách hàng. Sau đó nhập thông tin khác hàng bao gồm: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại và kiểm tra sản phâm sau đó nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống bao gồm: tên sản phẩm, lỗi của sản phẩm, ngày hẹn trả nếu sản phẩm bị lỗi phần cứng và báo cáo cho quản lý.

6. Nhân viên quản lý:

-          Giám sát, tiếp nhận báo cáo và xác thực báo cáo từ các nhân viên trong hệ thống, trả lời, giải quyết các thắc mắc và đề xuất của các nhân viên. Hệ thống cần cung cấp các báo cáo, các yêu cầu, đề xuất của các nhân viên cho quản lý.